Stockage d’archives : les solutions pour les professionnels
Certains documents en entreprise sont soumis à une durée légale de conservation qui peut aller de 3 ans jusqu’à une durée illimitée. Le stockage de certaines archives est en effet exigé par la loi, quelles que soient l’activité et la taille de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’un stockage virtuel ou matériel, il s’agit toujours d’un enjeu de taille, car il doit résister à l’épreuve du temps. Pour ne pas encombrer vos bureaux avec les documents d’entreprises, il est nécessaire de leur dédier un espace spécifique. Comment faire si vous manquez de place en interne ? Heureusement, il existe actuellement quelques solutions pour bien gérer vos archives que vous le fassiez en interne ou en louant un espace de stockage.
Louez un box pour stocker vos archives en toute sécurité
De plus en plus de sociétés choisissent aujourd’hui la location de box pour stocker leurs archives. Nombreux sont les prestataires qui proposent leur service pour entreposer des documents d’entreprise. Vous pouvez par exemple stocker tous les documents de votre société grâce à ATOUT-BOX, en louant un box adapté à vos besoins et facile d’accès. Avant de vous décider pour cette solution, il est important d’étudier certains points, comme l’identification du volume de stockage nécessaire et la taille de l’espace dont vous aurez besoin.
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Le box propose plusieurs avantages. Non seulement elle vous permet de conserver vos archives en sécurité, en bon état, dans un lieu propre et sec, mais elle vous libère surtout de l’espace dans votre local pour une gestion plus facile au quotidien. Pour retrouver aisément vos dossiers, vous pouvez les classer dans des boîtes organisées et identifiées. Vous avez également la possibilité de ranger le contenu par année.
Un autre grand avantage de louer un box réside dans le fait que vous pouvez être le seul à avoir accès à vos archives. Les prestataires proposent en général des box équipés d’une caméra de surveillance et d’un système d’alarme de pointe. Vous pouvez donc conserver des documents sensibles ou des documents juridiques en toute sérénité, avec un entreposage sécurisé.
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Aménagez un espace de stockage dans votre entreprise
Il vous est également possible de conserver tous vos documents dans un espace dédié en interne. L’aménagement d’un local d’archivage est une bonne solution pour stocker en sécurité vos dossiers, mais il faut savoir que cela nécessite une grande organisation.
Pour y parvenir, il est conseillé de s’équiper d’un mobilier adapté, de prévoir des mesures de sécurité performantes et surtout d’assurer la qualité du local de stockage. Ces points sont des enjeux majeurs pour éviter toute dégradation de vos archives. Afin d’entreposer en toute sécurité vos documents, l’espace doit respecter certaines conditions, notamment une température ambiante de 18°. Il doit aussi être à l’abri de l’humidité et de la lumière.
Il est également important de bien choisir les étagères adéquates, les conteneurs de stockage, les armoires de rangement et toutes autres installations présentes dans votre local de stockage. Le respect de toutes ces conditions permettra de mettre vos documents à l’abri de tout risque, peu importe leur nature, qu’il s’agisse de classeurs, de dossiers, de cartons, de films, de caisse ou de négatifs.
