Immobilier : comment choisir votre nouveau syndic ?

Le syndic de copropriété est une entité représentative de l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble. Il fait office de représentant légal de la copropriété et assure la gestion de celle-ci. Dans une copropriété, la désignation d’un syndic est obligatoire. Concrètement, en quoi consistent les missions du syndic de copropriété ? Comment est-il mis en place ?

Qu’est-ce qu’un syndic et que fait-il ?

Aux termes de la loi du 10 juillet 1965, le syndic de copropriété est la personne physique ou morale investie des missions d’administration et de gestion financière de la copropriété. Sa désignation est obligatoire et est faite par le collège des copropriétaires. Toujours au sens de cette loi, le syndic de copropriété est le représentant légal de la copropriété. En dehors de la loi du 10 juillet 1965, l’activité du syndic est aussi régie par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 et la loi Alur du 24 mars 2014.

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Le syndic de copropriété est à distinguer du syndicat des copropriétaires qui lui est une entité à part. Cette dernière s’apparente à une sorte d’assemblée générale (AG) des copropriétaires, et prend des décisions pour la vie en copropriété. La gestion administrative et financière de la copropriété ne relève pas du syndicat des copropriétaires. En France, on compte trois principales catégories de syndic : le syndic professionnel, le syndic bénévole et le syndic coopératif.

Comme expliqué par l’expert en gestion immobilière Door-in, le syndic de copropriété a plusieurs missions :

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• la gestion administrative de la copropriété : immatriculation de la copropriété, gestion des mutations, convocation et tenue des AG, mise à jour des données financières auprès du RNC (Registre National des Copropriétés),
• l’entretien de l’immeuble, notamment en ce qui concerne les parties communes,
• le suivi des travaux au sein de l’immeuble,
• la gestion financière de la copropriété : ouverture de compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires, tenue de la comptabilité, mise à jour des comptes, élaboration et approbation du budget prévisionnel, recouvrement des charges,

La veille au respect du règlement de copropriété ainsi que la mise en œuvre des décisions votées en AG font aussi partie des missions du syndic de copropriété.

Comment choisir le bon syndic pour vos besoins ?

Pour que le syndic de copropriété mène à bien les missions qui sont les siennes, il faut déjà bien le choisir. De nombreux paramètres entrent en jeu.

Analysez le fonctionnement du syndic

Les syndics de copropriété sont des entités qui assurent la gestion de plusieurs copropriétés. Dès lors, lorsqu’ils ne sont pas organisés, ils peuvent être très rapidement débordés. Cela se matérialise par une lenteur flagrante dans la gestion des situations dans la copropriété et des relances continuelles. Pour éviter ce genre de désagréments, prenez le temps de discuter avec votre futur syndic.

Cela revient à l’interroger sur certains aspects de son fonctionnement. Par exemple, vous pouvez l’interroger sur l’organisation des équipes de gestion administrative et financière. Il est aussi possible de demander à connaitre les profils de spécialistes qui composent les équipes du syndic. Pour vous faire une idée de la disponibilité de votre syndic, demandez-lui aussi combien d’immeubles gère-t-il.

Vérifiez la régularité juridique du syndic et les clauses du contrat

Avant de recruter un syndic de copropriété, assurez-vous qu’il exerce légalement son activité. Tout syndic sérieux doit justifier d’une carte professionnelle. Vous pouvez l’exiger, au même titre que son attestation de responsabilité civile professionnelle. L’extrait Kbis et le montant de la garantie financière sont d’autres documents et aspects à vérifier avant de contracter.

S’agissant du contrat qui vous lie au syndic, la prudence doit aussi être de mise. Prenez le temps de lire et de comprendre toutes les clauses. Il n’est pas rare que des copropriétaires découvrent en cours de contrat des clauses qui ne cadrent aucunement avec leurs objectifs et qui sont source de dépenses pour eux. Assurez-vous également que le contrat couvre la durée maximum pendant laquelle un syndic est censé travailler, soit 3 ans.

Appréciez les outils et technologies utilisés par le représentant légal de la copropriété

De nombreux copropriétaires fustigent aujourd’hui la vétusté des outils de gestion utilisés par les syndics de copropriété. Pour ce faire, contractez avec une entité disposant d’outils modernes et performants, qui lui permettent de répondre à l’obligation de transparence et de partage qui pèse sur lui depuis le décret du 23 mai 2019.

Les syndics sont en effet tenus de mettre à disposition des copropriétaires une plateforme en ligne sécurisée pour faciliter l’accès à certaines informations sur la copropriété : pièces relatives à la comptabilité, diagnostics techniques des parties communes, carnet de bord d’entretien de l’immeuble, contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, notes informatives, etc.

Vous pouvez aussi évaluer d’autres modalités pour choisir votre syndic : rapport qualité-prix, les services en option, le niveau de digitalisation du syndic, l’accompagnement en cas de transfert de copropriété, etc. Pour faire un choix adapté à vos besoins, faites jouer la concurrence entre syndics de copropriété. Une fois votre syndic choisi, il est important de pouvoir travailler en harmonie avec lui. Il importe que chaque partie respecte ses obligations vis-à-vis de la copropriété, selon les clauses définies dans le contrat et les dispositions légales en matière immobilière.